Własny Dom z Partnerem – Mowa o umowach cz. 2

Wracamy do trudnego i żmudnego tematu umów – tym razem zamykając go już definitywnie. Ostatni artykuł zakończyliśmy na podziale wynagrodzenia. Istotnym elementem w kwestii wynagrodzenia jest użyta terminologia. Zacznijmy więc od rozróżnienia pomiędzy zaliczką a zadatkiem.

Zadatkować czy zaliczkować?

Wszelkie kwoty wpłacane przed wykonaniem usługi, najczęściej podczas podpisywania umowy lub zaraz po, mają jeden prosty cel – potwierdzić, że obie strony zainteresowane są wykonaniem określonych usług. Wpłacone pieniądze są zabezpieczeniem odpowiedniego terminu, a także gwarancją, że żadna ze stron nie wycofa się w ostatnim momencie, a przynajmniej nie zrobi tego bez poniesienia pewnych konsekwencji.

Oczywiście niezależnie od ustalonej formy, przekazanie jakichkolwiek pieniędzy musi odbywać się na podstawie umowy – pisemnej i podpisanej przez obie strony. Ustnie można dogadywać się ze sprzedawcą w kiosku, nie z wykonawcą oczekującym często dziesiątek tysięcy złotych. Pamiętajmy o dokładnym notarialnym potwierdzaniu wszystkich transakcji, a unikniemy jęków i płaczu. Znane są przypadki, gdzie po przekazaniu zaliczki „do ręki”, bez umowy, kontrahenci po prostu urywają kontakt i rozpływają się w powietrzu jak w gęstej, londyńskiej mgle. Możliwości dochodzenia swoich praw oczywiście są, ale najczęściej ciąganie się po sądach o kilka niepotwierdzonych tysięcy złotych to mało przyjemna, a do tego kosztowna przygoda.

Zaliczkom mówimy zdecydowane „raczej nie”

Złota zasada to „unikaj zaliczek”. Duża część firm nie wymaga takiej formy rezerwacji usługi czy potwierdzenia terminu rozpoczęcia prac. Jest to też forma rozliczenia korzystna raczej jednostronnie – i to nie dla Ciebie. Brak zaliczki najczęściej nie jest przeszkodą do rozpoczęcia współpracy i warto z góry zapytać o tę kwestię. Większość wykonawców nie będzie wymagać jakiejkolwiek przedpłaty.

Jeśli jednak wykonawca będzie oczekiwać zapewnienia, że nie zostawisz go na lodzie krótko przed rozpoczęciem prac, możesz zawrzeć w umowie dodatkowy podpunkt poruszający kwestię tzw. kary umownej. To nic innego jak z góry określona kwota, którą jedna strona jest winna drugiej w przypadku odstąpienia od umowy. Bezpieczeństwo jest tu obustronne.

Zadatku, o zadatku, czymżesz jesteś?

Bywa tak, że ze względu na rodzaj planowanych prac, specyficzny termin lub bardzo rozchwytywanego wykonawcę niezbędne okaże się wpłacenie pewnej kwoty jako gwarancji. Gdy dojdziemy do takiego momentu, należy rozważyć jednak nie zaliczkę, a zadatek. Różnica między nimi jest pozornie kosmetyczna, ale w rzeczywistości kluczowa.

Zaliczka jest w całości zwracana inwestorowi niezależnie od tego, która ze stron zerwie umowę. Zadatek działa dwustronnie i symetrycznie. Jeśli wynosi 5000zł, to w przypadku zerwania umowy przez inwestora zadatek przepada na rzecz wykonawcy. Jeśli jednak to wykonawca odstąpi od wykonania usługi – zwraca zadatek w kwocie dwukrotnie wyższej, czyli 10000zł – o 5000zł więcej, niż przyjął pierwotnie. W ten prosty sposób każda ze stron jest zobligowana do realizacji umowy pod groźbą utraty kwoty równej zadatkowi. Jest to niezbyt radosna perspektywa i dzięki temu zadatek jest bardzo skutecznym środkiem zaradczym, jeśli chodzi o potencjalnie nieuczciwych kontrahentów. Jeśli słowo „zadatek” zniechęca ich do podpisania umowy – lepiej nie nalegać, tylko spokojnie poszukać innych profesjonalistów.

Czas realizacji i czas kary

Żadna umowa nie byłaby kompletna bez dwóch zawartych w niej dat – rozpoczęcia i zakończenia prac. Swoistym „batem” pilnującym tych terminów są kary umowne, których obawiają się niemal wszyscy usługodawcy, niezależnie od branży. Nie dziwi więc, że kary umieszczane są w umowach niechętnie i każdy wykonawca dąży do tego, by były możliwie niewielkie lub zgoła nie było ich wcale.

Nie warto tu jednak naciskać – rozmawiajmy, jak ludzie. Dowiedzmy się, jakie terminy realizacji przewiduje wykonawca i wpiszmy je do umowy, może z lekkim zapasem czy marginesem błędu. Nieprzewidywalne sytuacje zdarzają się na każdej – podkreślmy to: na każdej – budowie, nie należy więc oczekiwać cudów i nastawiać się na realizację w terminie albo przed nim.

Standardowa kara umowna może być wyrażona jako procent od ogólnej kwoty lub konkretna kwota w przeliczeniu na dzień lub tydzień opóźnienia. Można więc zaproponować obniżenie wynagrodzenia o 1 lub 2 procent za każdy dzień ponad wyznaczonym terminem, lub zamiast procentów użyć kwot – jak 500 czy 1000zł, w zależności od skali budowy. Jeśli sugerowany przez wykonawcę termin został wpisany z uwzględnieniem elastyczności (np. tydzień czy dwa) to większość wykonawców bez wahania podpisze taką umowę wiedząc, że już na starcie otrzymali pewien zapas czasu, ponad to co zapewne sami uwzględnili w swoich wyliczeniach.

Wykonawcy nie są tu całkiem bezbronni i mają swoje triki, dzięki którym mogą trochę manipulować terminami realizacji – zaginać czas, innymi słowy. Mogą być to np. zapiski o minimalnej temperaturze wymaganej do prowadzenia prac lub o tym, że każde opóźnienie w dostarczeniu niezbędnych materiałów wydłuży czas realizacji. Nie należy się tych zapisów obawiać – pole do nadużyć jest tu stosunkowo niewielkie i o ile nie spadnie nam na głowy biblijna plaga albo nie zamkną wszystkich hurtowni to terminy nie ulegną zmianie.

Panie, oddawaj pan pieniądze!

Choć polskie prawo w zasadzie nie narzuca nam żadnych ram, w których musimy się poruszać, to należy traktować te roszczenia realistycznie. Jedynym ograniczeniem jest to, że wartość kar nie może być wyższa od wartości umowy – co powinno się wydawać logiczne. Wpisujmy więc do umowy cokolwiek, co uznamy za zasadne, ale też argumentujmy to dobrze.

Jeśli na czas budowy wyprowadzasz się do wynajętego apartamentu, to ewentualne opóźnienia mogą oznaczać zupełnie realne koszta przedłużonego wynajmu. Kara umowna może być zatem nieco wyższa. Oczywiście należy zachować umiar i nie popadać w skrajności. Zbyt niska kara nie zmotywuje do wykonania usługi, zbyt wysoka może odstraszyć potencjalnych wykonawców.

Ważnym jest, by wpisać do umowy karę za odstąpienie od umowy w terminie krótszym niż X przed rozpoczęciem prac, a także by zapewnić sobie okoliczności, w których masz prawo od niej odstąpić bezkarnie. Skoro już straszymy wykonawcę karami, dajmy też coś dla przeciwwagi – np. karę za nieterminową płatność lub opóźnione odbiory. Jeśli budowa jest zaplanowana na odległą przyszłość, przydać się może podpunkt zabezpieczający opóźnienia z racji na niepogodę lub zakładający większy, orientacyjny zakres terminów, w których mogą zacząć się prace.

Zakres prac

A skoro już o pracach mowa, to koniecznie należy zaznaczyć o jakie prace chodzi. I tu szczegółowość po raz kolejny popłaca. Wszelkie niepotwierdzone na papierze kwestie będą w przyszłości potencjalnymi źródłami konfliktu. Nie oszczędzaj więc na papierze, zawrzyj w umowie niuanse i detale i nie zostawiaj pola do interpretacji.

W praktyce oznacza to np. określenie, do jakiej wysokości glazurnik ma położyć kafelki i w jakim pomieszczeniu (tak, to też może okazać się konieczne). Dodaj informację o tym, na jaki kolor mają być malowane ściany i w jakich pomieszczeniach. Wpisz gdzie ma się pojawić kaloryfer, a gdzie ogrzewanie podłogowe. Uwzględnij zapis o wykonaniu przez dekarza orynnowania i wszystkich wykończeń, które zostały między Wami ustalone. Niech czytając umowę nawet osoba postronna potrafi dokładnie określić jakie prace zostaną wykonane, z dokładnością do naprawdę niewielkich szczegółów.

Niedopowiedzenia źródłem problemów

Jeśli chcesz przeżyć czas budowy bez natrętnych telefonów od wykonawcy i ciągłych pytań o drobnostki, zainwestuj czas by przygotować szczegółowy zakres obowiązków. Tłumaczenie przez telefon tego, co można było załatwić prostym szkicem czy rysunkiem to wątpliwa przyjemność. Dla Ciebie punktem odniesienia będą strony świata, dla Wykonawcy strony domu i ambaras gotowy. To, co możesz, przygotuj możliwie dokładnie i precyzyjnie – kilka dodatkowych godzin spędzonych na przygotowywaniu spisu prac może oszczędzić bólu głowy podczas samej realizacji.

Umowa powinna również jasno dookreślać znaczenie pewnych pojęć. Taki np. stan deweloperski czy „dom pod klucz” jest inaczej interpretowany w zależności od województwa, firmy czy ekipy. Przepisy nie definiują go jednoznacznie, więc o taką definicję musisz postarać się we własnym zakresie. Nie używaj określeń potocznych, bo ich rozumienie przez drugą stronę umowy może być zupełnie ine od Twojego. Dla pewności dołącz do umowy kopie wszystkich projektów wizualnych, instalacyjnych i takich, które opisują zaplanowane prace w jednoznaczny sposób.

Spokojnie jak na wojnie

Aby zapewnić sobie spokojny sen warto w umowie uwzględnić kwestie gwarancji. Jaki jest czas jej obowiązywania? Co w sobie zawiera? To pytania, na które odpowiedzi musi zawierać umowa. Sam okres gwarancji jest zupełnie dowolny i dobrowolny – w trakcie negocjacji bez problemu wywalczysz kilka dodatkowych lat, jeśli tylko o to spytasz.

Zaraz obok powinna znaleźć się informacja o okresie, jaki wykonawca rezerwuje sobie na dokonywanie napraw i usuwanie wad. Kodeks Cywilny jest po Twojej stronie nawet, jeśli umowa pomija kwestię gwarancji. Na wykonywane prace obowiązuje tak zwana rękojmia (art. 556-576 KC), niezależna od gwarancji.

Zanim podpiszesz umowę upewnij się, że wybrany wykonawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Możesz oczekiwać faktycznego okazania tych dokumentów i przy okazji sprawdzić zakres ubezpieczenia. Jeśli kwota ubezpieczenia jest zauważalnie niższa od wartości Twojej inwestycji może być Ci trudno walczyć o adekwatną rekompensatę w sądzie, jeśli dojdzie do poważnych uchybień.

Warte uwagi

Inne aspekty usługi, które może nie rzucają się jako pierwsze w oczy, ale które z pewnością warto uwzględnić w umowie to m.in.:

  • po czy jej stronie leży zapewnienie dostępu do mediów?
  • jakie dokumenty zostaną przekazane w ręce wykonawcy?
  • Czy na budowie jest źródło pradu, czy niezbędny będzie agregat?
  • Czyją odpowiedzialnością są pozostawione na budowie materiały i narzędzia?
  • Kto zadba o niezbędne do wykonania prac materiały?

Dobrze jest też zachować czujność, jeśli to nie my jesteśmy autorami umowy, tylko wykonawca proponuje nam swój standardowy dokument. Nie podpisujmy niczego na chybcika ani w pośpiechu. Umowa musi być wodoszczelna i satysfakcjonująca dla obu stron – czas jej podpisania jest rzeczą drugorzędną.

Czytajmy każdy dokument bardzo dokładnie. Zaraz może się okazać, że wykonawca na nas przerzucił np. obowiązek zorganizowania maszyn budowlanych lub wyprawy po materiał do zasypania fundamentów. Umowa powinna potwierdzać również, że prace wykonywane będą zgodnie z projektem budowlanym, a kopia rzeczonego projektu powinna być jednym z najważniejszych załączników. Wykonawca powinien potwierdzić, że zapoznał się z nim i nie zgłasza uwag, mogących przeszkodzić w realizacji usługi.

Podobnie jak w przypadku innych umów, tak i tę można, a wręcz należy negocjować. Zadawaj więc pytania, zgłaszaj wątpliwości i proponuj alternatywy – jednym z wyznaczników dobrego wykonawcy jest to jak bardzo pomocny jest na tym wczesnym etapie współpracy. Nie dawaj sobie wcisnąć niekorzystnych zapisów i nie słuchaj kontrahenta, który odmawia dalszych negocjacji po tym, jak zgodził się na kilka drobnych ustępstw.

Posłowie

O czym można całkowicie zapomnieć w trakcie ustalania warunków współpracy, to np. kwestia porządku pozostawionego po pracy. Plac budowy często porównuje się do placu boju i nie bez powodu. Po kilku miesiącach intensywnych prac wkoło wszędzie jest styropianowych kuleczek, kleksów zaprawy, kawałków pustaków, opakowań po materiałach, butelek po napojach i wszędobylskich niedopałków. Trudno oczekiwać od ekipy, żeby sprzątała po sobie na bieżąco, ale na pewno możesz wymagać, by zrobiła to na sam koniec. Nie rozliczaj ostatniej transzy dopóki plac budowy nie będzie uprzątnięty w całości – nie ufaj, że po ostatnim przelewie ktokolwiek będzie miał motywację, by wrócić do miejsca pracy i chwycić za miotłę.

Nie myśl przypadkiem, że podpisy pod umową kończą Twoje przygody z budowlanymi formalnościami. Pamiętaj, by wszystkie ustne ustalenia dotyczące np. zmiany terminu rozpoczęcia prac na budowie nanosić od razu na umowę. To mogą być aneksy, mogą być parafowane przypisy – cokolwiek, co dokładnie potwierdzi wszystkie zmienione ustalenia. Zawsze zadbaj o podpisy obu stron lub ich przedstawicieli. Wszystkie ustalenia ustne będą niewiele warte, gdy przyjdzie do egzekwowania poprawek, remontów czy zwrotów pieniędzy. Umowa Twoim mieczem i Twoją tarczą w walce z budowlanym żywiołem i wszystkimi wykonawcami. Zadbaj o nią, a ona w przyszłości zadba o Ciebie.